Рассказываем, какие инструменты помогут сократить время сотрудников организации на работу с документами.
– В штате моей компании трудятся несколько десятков юристов. Из-за специфики деятельности им приходится обрабатывать как запросы наших клиентов, так и заниматься подготовкой разных исков, отвечать на жалобы. Есть ли способы сократить время на обработку бумаг, чтобы у юридического отдела появилось больше времени на другие важные задачи?
Как показывает практика, около 50% времени юриста уходит на рутинные задачи. Это время можно посвятить более важным вопросам и повысить эффективность работы. Сегодня на помощь приходят цифровые сервисы, одна из последних – разработка «Цифровой бэк-офис» «МегаФона». С ней компания может максимально упростить документооборот, решение пригодится и бухгалтерам, которые обычно тратят треть времени на занесение данных в систему, а также позволит избежать ошибок и опечаток – ещё одна проблема, которая встречается почти в каждом четвёртом документе. «Цифровой бэк-офис» объединяет в себе сразу три основных инструмента: конструктор документов, систему распознавания первичной документации, судебную платформу. Рассказываем более подробно, как они работают.
Оперативное оформление документов
Конструктор способен упростить сбор данных для составления документов. Он задаст только те вопросы, которые нужны для составления конкретного документа.
Такой сервис пригодится, например, для страховых компаний. При помощи автоматизированной системы распознавания документов договор будет оперативно составлен, достаточно лишь предоставить снимки документов, требующихся для оформления страховки, а также ответить на вопросы чат-бота. Конструктор автоматически обработает полученную информацию и выдаст готовый договор. Это и сократит время, и минимизирует ошибки.
Автоматическая обработка документов
«Цифровой бэк-офис» поможет автоматизировать претензионно-исковую работу. Например, система быстро составит отзыв на потребительский иск или подготовит ответ на претензию. Время составления отзыва или ответа составит около 20 секунд. Помогает в этом система распознавания документов: сотруднику необходимо только сфотографировать иск, жалобу или претензию, и ответ будет подготовлен.
Кроме того, «Цифровой бэк-офис» при необходимости поставит в календарь дату и время предстоящего судебного заседания и, конечно же, напомнит о нём.
Ещё один плюс – руководитель организации может контролировать нагрузку сотрудников, их результативность и вести статистику выполнения задач.
Помощник для бухгалтеров
Цифровой сервис оценят те сотрудники, которым приходится заносить большое количество информации в базы данных. Благодаря распознаванию первичной документации сведения из актов, счетов и счетов-фактур моментально оцифруются, а открытый API позволит также быстро занести их в 1С, SAP и другие программы учёта. Систему можно настроить таким образом, чтобы человек проверял только те поля документа, которые требуют согласования. Также существует возможность перекрёстной проверки документации – сравнение данных из других документов.
Кстати, экосистема «Цифровой бэк-офис» доступна не только на персональных компьютерах. Она разработана таким образом, чтобы сотрудники могли использовать её с мобильных устройств – планшетов и смартфонов, что будет удобным и при оформлении документов вне офиса.
Итак, ТОП-5 удобств от «Цифрового бэк-офиса»:
1. Ускоряет выполнение рутинных операций юристов, бухгалтеров, руководителей организации.
2. Оперативно конструирует необходимые документы, помогает в этом чат-бот.
3. Сокращает время подготовки ответов на иски и претензии до 20 секунд. Система сама проанализирует требования и обоснования, подготовит документ с опорой на действующее законодательство.
4. Моментально переносит первичные документы в цифровой вид и заносит их в программы учёта.
5. Работает не только на персональных компьютерах, но и на смартфонах и планшетах, что будет удобно для использования вне офиса.
*Партнёрский материал
